Quy tắc làm việc của người Nhật - Tại sao họ lại thành công đến vậy?

 Nhật Bản, đất nước của những samurai, những tòa nhà chọc trời và những tập đoàn kinh tế hàng đầu thế giới. Đằng sau sự phát triển vượt bậc ấy là một nền văn hóa làm việc độc đáo, kỷ luật và hiệu quả. Vậy đâu là bí quyết giúp người Nhật đạt được những thành công như vậy? Hãy cùng khám phá những quy tắc làm việc đặc trưng của người Nhật, để hiểu rõ hơn về một trong những nền văn hóa doanh nghiệp thành công nhất thế giới.

Quy định về chào hỏi khi đi làm

Aisatsu hay lời chào là một phần quan trọng trong quy định làm việc của người Nhật. Từ nhỏ, người Nhật đã được dạy cách chào hỏi nhau. Nếu ai đó không thực hiện aisatsu, điều này sẽ dễ dàng bị người khác nhận ra. 

Đối với người nước ngoài, đồng nghiệp Nhật Bản có thể thông cảm nếu bạn không biết chào hỏi ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu bạn không chào "Ohayou gozaimasu" (Chào buổi sáng) với đồng nghiệp trong thời gian dài, điều đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ công việc.

Cúi chào là một phần quan trọng trong văn hóa Nhật Bản và là quy tắc cơ bản trong giao tiếp hàng ngày. Dù bạn không phải người Nhật và không cần phải cúi chào hoàn hảo, nhưng việc tuân theo những nguyên tắc cơ bản là điều cần thiết. Khi cúi chào, hãy giữ lưng và đầu thẳng, chân không di chuyển, và thực hiện động tác hít thở đúng nhịp khi cúi và khi đứng dậy. Bắt tay không phổ biến, nhưng nếu người Nhật chủ động bắt tay, bạn có thể đáp lại. Tuy nhiên, cúi chào vẫn là cách thể hiện sự tôn trọng tốt nhất khi giao tiếp.

Quy định sử dụng danh thiếp

Danh thiếp hay meishi là một phần không thể thiếu trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản. Mặc dù bạn không bắt buộc phải có danh thiếp nếu là một giáo viên hoặc người làm việc tại chương trình JET, nhưng việc hiểu quy định về danh thiếp rất quan trọng. Khi ai đó đưa danh thiếp, đó không chỉ là hành động xã giao mà còn là biểu tượng tôn trọng. 

Đừng nhét danh thiếp vào túi hoặc vứt bỏ ngay lập tức, vì điều đó được coi là thiếu tôn trọng. Hãy cầm danh thiếp bằng cả hai tay, đọc qua và đặt nó cẩn thận lên bàn hoặc trong hộp đựng danh thiếp của bạn.

Quy định về giờ giấc khi đi làm

Trong quy định làm việc của người Nhật, đúng giờ không chỉ đơn giản là đến đúng lúc. Ở Nhật Bản, nếu bạn đến đúng giờ, điều đó có nghĩa là bạn đã muộn. Người Nhật thường đến trước ít nhất năm phút trước mọi cuộc họp, lớp học hoặc buổi làm việc. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác hoặc đồng nghiệp. Nếu bạn biết mình sẽ đến muộn, hãy cố gắng gọi điện trước để thông báo thời gian bạn đến. Nếu không kịp thông báo, khi đến nơi, hãy xin lỗi chân thành và giải thích lý do.

Quy định về trang phục trong môi trường làm việc của người Nhật

Trang phục tại nơi làm việc ở Nhật Bản thường nghiêm ngặt và mang tính bảo thủ. Bạn nên tham khảo đồng nghiệp và giám sát viên để biết quy định cụ thể tại chỗ làm. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc chung mà bạn cần tuân theo.

Đối với nam giới

• Áo: Áo sơ mi có cổ là lựa chọn phù hợp nhất. Cà vạt thường là tiêu chuẩn, trừ mùa hè theo quy định Cool Biz.
• Quần: Quần tây hoặc kaki tối màu là bắt buộc. Không mặc quần jeans, quần short.
• Phụ kiện: Cà vạt và thắt lưng là tiêu chuẩn. Cà vạt nên có màu xám, xanh lam để phù hợp với trang phục.

Đối với nữ giới

• Áo: Áo cánh, áo len hay áo sơ mi là lựa chọn tốt. Áo tay ngắn được chấp nhận nhưng không quá ngắn hoặc hở.
• Phần dưới: Váy dài qua gối hoặc quần dài là phù hợp. Không mặc quần jeans, legging hoặc quần nỉ.
• Trang sức: Hạn chế đồ trang sức quá nổi bật. Trang điểm và sơn móng tay có thể bị hạn chế tùy trường.
• Giày: Bạn cần một đôi giày chỉ dùng trong nhà cho mỗi nơi làm việc, không bao giờ được mang ra ngoài. Ngoài ra, có thể cần giày riêng cho phòng tập thể dục.
• Cool Biz: Từ tháng 5 đến tháng 10, bạn có thể mặc trang phục thoải mái hơn nhưng vẫn trang trọng. Nam giới có thể bỏ cà vạt, mặc áo tay ngắn. Nữ giới có thể mặc váy hoặc quần capri, nhưng không được mặc quần short.

Ở lại muộn sau giờ làm được cho là cống hiến

Trong văn hóa làm việc của Nhật Bản, việc ở lại muộn sau giờ làm được coi là dấu hiệu của sự chăm chỉ và cam kết với công việc. Rời đi đúng giờ có thể bị hiểu là bạn không cống hiến hết mình. Tuy nhiên, với vai trò là ALT (Assistant Language Teacher), bạn không bị bắt buộc phải ở lại muộn. Nhưng thỉnh thoảng ở lại sau giờ làm sẽ giúp bạn tạo dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, khi các giáo viên thường thư giãn, trò chuyện và gắn kết sau khi học sinh đã về.

Quy định sử dụng ngày nghỉ phép

Người Nhật thường có nhiều ngày nghỉ hơn so với một số quốc gia khác, nhưng hiếm khi họ sử dụng chúng, thay vào đó họ thường dùng ngày nghỉ phép để nghỉ bệnh. Nếu bạn là ALT, đừng cảm thấy áp lực phải tuân theo quy tắc này. Hãy sử dụng ngày nghỉ phép và nghỉ ốm của bạn khi cần thiết. Tuy nhiên, khi lên kế hoạch nghỉ phép, hãy chú ý đến thời điểm để tránh gây bất tiện cho đồng nghiệp, chẳng hạn như trong kỳ thi hoặc các sự kiện quan trọng.

Làm việc nhóm hơn là thành tích cá nhân – 'Tư duy tập thể'

Văn hóa làm việc của Nhật Bản chú trọng đến tư duy tập thể, khác biệt so với tư duy cá nhân ở phương Tây. Nhân viên Nhật Bản coi mình là một phần của nhóm, và các dự án thường được giao cho cả nhóm thay vì chỉ một cá nhân. Quá trình làm việc cùng nhau để đạt được kết quả được coi trọng hơn cả kết quả cuối cùng. Đồng nghiệp xem nhau là đồng đội, vì vậy có nhiều cuộc họp diễn ra trong suốt ngày làm việc để cùng nhau đưa ra quyết định.

Quyết định thuộc về người cao tuổi

Ở Nhật Bản, phần lớn các quyết định quan trọng đều đến từ người quản lý cấp cao. Nhân viên phải tuân theo phương châm "ho-ren-so", bao gồm houkoku (báo cáo), renraku (liên hệ), và soudan (tham khảo). Điều này có nghĩa là nhân viên luôn phải cập nhật tiến độ công việc với cấp trên, không có quyết định nào là quá nhỏ để cần sự phê duyệt. Sự tôn trọng thâm niên và phương pháp quản lý vi mô này đã trở thành quy chuẩn trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.

Làm một công ty trọn đời

Việc làm trọn đời trong một công ty là đặc điểm phổ biến tại Nhật Bản. Người lao động Nhật Bản thường gắn bó với một công ty từ khi tốt nghiệp đại học cho đến khi nghỉ hưu. Điều này mang lại sự ổn định và bảo đảm cho cuộc sống gia đình, nhưng cũng có thể cản trở tính linh hoạt và đổi mới trong doanh nghiệp. Truyền thống này được so sánh với bộ luật Bushido của các samurai, khuyến khích lòng trung thành mãnh liệt.

'Karoshi' – Làm việc đến chết

Karoshi, có nghĩa là "làm việc đến chết", là một vấn đề nghiêm trọng trong văn hóa làm việc Nhật Bản. Áp lực công việc và kiệt sức có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe như đột quỵ, bệnh tim hoặc tự tử. Văn hóa làm việc khắc nghiệt này đã gây ra nhiều tranh cãi về việc cần cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Nhân viên chỉ có thể nghỉ việc khi quản lý của họ rời đi

Một quy tắc bất thành văn khác trong văn hóa làm việc Nhật Bản là nhân viên thường không rời khỏi công ty cho đến khi quản lý của họ nghỉ. Dù giờ làm việc chính thức có trong hợp đồng, nhưng văn hóa doanh nghiệp vẫn coi trọng việc ở lại muộn để thể hiện tinh thần làm việc chăm chỉ. Trong khi các nước phương Tây đã và đang thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, Nhật Bản vẫn đang chậm rãi thay đổi quy tắc này.

Quy tắc làm việc của người Nhật không chỉ đơn thuần là những quy định cứng nhắc mà còn là một triết lý sống, một tinh thần làm việc hết mình. Áp dụng những nguyên tắc này vào công việc, bạn sẽ không chỉ đạt được hiệu quả cao mà còn tìm thấy niềm vui và sự hài lòng trong công việc